Wenn eine ERP-Einführung schiefgeht, wird meist die Software verantwortlich gemacht. In den Projekten, die wir übernehmen, liegt die Ursache fast immer davor: Niemand hatte ein belastbares Bild davon, wie im Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird.
Das Angebot kommt vor der Analyse
Der typische Ablauf sieht so aus: Ein Anbieter zeigt eine Demo, der Funktionsumfang überzeugt, es wird ein Angebot gelegt. Grundlage dafür ist eine Anforderungsliste, die im Unternehmen zusammengetragen wurde — meist von den Personen, die Zeit dafür hatten, nicht von denen, die den Prozess täglich ausführen.
Im Projekt zeigt sich dann, dass zentrale Abläufe anders funktionieren als beschrieben. Jede dieser Abweichungen wird zu einer Anpassung. Anpassungen kosten Geld, verzögern den Termin und machen später jedes Update aufwendig.
Was eine Prozessaufnahme leisten muss
Eine Prozessaufnahme ist keine Dokumentationsübung. Sie muss drei Fragen beantworten, bevor über Software gesprochen wird.
- Wie läuft der Prozess heute wirklich ab, einschließlich der Excel-Dateien und Zurufe, die in keinem Organigramm stehen.
- Wo entstehen Wartezeiten, Doppelerfassungen und Rückfragen, und was kosten sie in Stunden.
- Welche Abläufe sind bewusst so gewachsen und welche wurden nur nie hinterfragt.
Standard nutzen statt Standard biegen
Sobald das Ist-Bild steht, lässt sich die eigentliche Entscheidung treffen: Welche Abläufe passen wir an den Standard an, und welche sind tatsächlich Teil des Geschäftsmodells und brauchen eine eigene Lösung.
Diese Trennung ist der teuerste Punkt, wenn man sie unterlässt, und der günstigste, wenn man sie früh macht. In unseren Projekten fällt rund die Hälfte der ursprünglich gewünschten Sonderlösungen weg, sobald klar ist, was der Standard schon leistet.
Das Team entscheidet, ob es trägt
Ein System, das technisch funktioniert und im Alltag umgangen wird, ist gescheitert. Wer den Prozess ausführt, muss ihn mitgestalten, nicht als Feedbackrunde am Ende, sondern in der Aufnahme.
Das kostet in der Analysephase mehr Zeit und spart sie in der Einführung mehrfach ein, weil Schulung dann Erklärung ist und nicht Überzeugungsarbeit.